Power Point实用小技巧

创建多个幻灯片模板

　　PowerPoint在每个演示文稿中只提供一个模板，如果你的一个演示中有很多幻灯片，而你希望它们有不同的风格，你就需要分别对幻灯片做一些美化工作，这是有大量重复动作的枯燥工作。你可以在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板，方法如下：

　　1.为每一种你想重复的样式创建一张单独的幻灯片。

　　2.要创建以某样式为基础的新幻灯片，首先切换到“幻灯片浏览”视图，选择你想用的模板幻灯片，复制这张幻灯片（“编辑”|“复制”），然后编辑复制件中的文字和图表。

　　如果你想把这些“模板”用到另一个演示文稿中，把两个文件都切换到“幻灯片浏览”视图，“肩并肩”地摆着，然后把某“模板”幻灯片用鼠标拖拉到另一个窗口就行。

　　更改Undo的次数

　　一般PowerPoint可以撤消的操作数的默认值是20次。有两条路径可以让你更改这个值。点击菜单“编辑”|“重复选项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，或执行“工具”|“选项”|“编辑”|“最多可取消操作数”，即可更改。如图1所示。最高限制次数为150次。此数值越大占用系统资源越多,这是很简单的道理。

　　选择图表中的元素

　　如果你觉得用鼠标选中某个图表中的元素很困难，可以用键盘来选择。

　　1.用鼠标双击图表把它击活。

　　2.用上、下箭头在元素组间移动。如果一个元素包含很多项目，用左、右箭头在同一个组中左右切换。

　　文字与旁白同步

　　为使文字与旁白一起出现，可以采用“自定义动画”中按字母形式向右擦除。但若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可以按需要将这一段文字分成一行一行的文本框，甚至几个字一个文本框，再对于每个文本框中的字，分别设置它的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔几秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。

　　从PowerPoint浏览因特网

　　从PowerPoint 97版本开始提供这项功能：一种快速连接到Web的方式，而且不用离开正做的PowerPoint文件。你可以利用的是Web工具栏。在“幻灯片”视图下，点击菜单“视图”|“工具栏”|“Web”就可以调出Web工具栏。在“地址”栏中键入你要去的站点的URL，回车后，PowerPoint就会启动你的浏览器并且打开你指定的页面。

　　用超级链接做目录

　　对文字做一些超级链接，可以建立很实用的目录。设置超级链接时，注意不要选中文字，而要选中文字所在的文本框，这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字的颜色不受母版影响。具体操作为选中文本框，单击右键，选取“动作设置”项，链接到所要跳转的页面。

　　确定幻灯片具有相同样式

　　在你做完了很多张幻灯片后，你也许不太确定所有的标题、符号是否格式一致。可以执行“工具”|“样式检查”，它针对你的幻灯片做英文拼写、视觉清晰度、英文大小写及句尾符号等做检查，以增加幻灯片的一致性。它有很多选项，如图2所示。

　　更改默认文件位置

　　PowerPoint的默认保存文件的位置是“my document”文件夹，你如果习惯把它存到另一个文件夹，比较简单的办法是执行“工具”|“选项”|“高级”，在“默认文件位置”中输入路径名称即可。

　　控制文件的大小

　　有时候同样的两份三四十页的PowerPoint的文件，都包括差不多数量的图片，但文件大小却相差很悬殊。为什么？这时要仔细检查图片的格式和大小。如果原图片尺寸很大，最好用图形处理工具先缩小一些，而且尽量存成JPG等占用磁盘空间较少的格式。

　　在播放中途显示一张空白画面

　　有时，在做演示时，会有人问一些问题，它可能与正在放的这张幻灯片无关，而你想把注意力集中在问题上，或者只是因为听众需要休息十分钟，这时你就需要让屏幕显示一个空屏。这很简单，按一下“b”键会显示黑屏，而“w”则是一张空白画面。再按一次返回到你刚才放映的那张幻灯片。

　　计算字数、段落Powerpoint能否像Word那样计算字数呢?

　　可以，不过形式略有不同。执行“文件”|“属性”|“统计信息”，即会列出所有文件的字数、段落等信息。如图3所示。在“摘要信息”标签下还有标题、主题等信息。

　　在“幻灯片浏览”视图中检查切换方式

　　面对一个布满了幻灯片的“幻灯片浏览”视图，你很可能分不清对哪些幻灯片使用了何种切换方式。尽管当你对某幻灯片实施一种切换效果后，幻灯片左下方会出现一个小图标，但这些图标都是一样的，它们并不能让你想起特定的切换方式。有一种简单的方法让你想起你对某幻灯片选择了何种方式：点击一下那个图标，PowerPoint就会在对那张幻灯片演示一遍切换效果。

　　让文字闪烁不停

　　在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来制作闪烁字，但无论选择“中速”、“快速”还是“慢速”，文字都是一闪而逝。要做一个连续闪烁的文字，可以这样做：

　　1.创建文本框，设置好其中文字的格式和效果，并做成闪烁的动画效果。

　　2.复制这个文本框，粘贴多个（根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数），再将这些框的位置设为一致。

　　3.把这些文本框都设置为在前一事件一秒后播放，文本框在动画播放后隐蔽。

　　重复上一个动作

　　当你执行了一个动作后，如果你把“重复执行动作”按钮添加到了某个工具栏上的话，你可以点击一下这个按钮来重复执行它。有一种快捷方式可以用来重复上一个动作，只要按一下功能键F4。例如，你将一些文字设置为粗体，然后你再选择另外一些文字，按一下F4，你会看到这些字也变成了粗体。

　　在应用程序间移动对象

　　有很多种方法可以把数据从一个应用程序移动到另一个应用程序，但如果数据是图表，有一种十分简单的方法来移动，可惜有很多用户不习惯使用。例如，你在Microsoft Excel中创建了一个饼图，最快最简单的方法是用鼠标拖放的方法把它拖到PowerPoint窗口。这种技术可用于任何支持OLE技术的应用程序。

　　查看整张幻灯片的内容

　　执行“视图”|“幻灯片缩图”，在屏幕右上方即会出现整张幻灯片内容，可以了解每个物件位置，方便幻灯片编辑。

　　打印前预览

　　PowerPoint没有“打印预览”的功能，我们只能用“视图”|“黑白”来预览黑白打印机所印出的效果。

　　随身携带简报

　　利用“打包”功能将整份简报及Powerpoint播放机程序压缩至硬盘或软盘上，以方便您将简报档案转移至其他电脑或未安装PowerPoint的电脑做幻灯片播放。执行“文件”|“打包”，依照向导的提示方法一步一步完成，将制作好的简报文件包括链接文件、字体和播放机一并储存即可。

　　自动更新日期与时间

　　我们在幻灯片上可以插入页眉与页脚，让它更有特征一点。执行“视图”|“页首与页尾”|“幻灯片”，勾选“日期与时间”，选择“自动更新”，如图4所示，则每次打开文件，系统会自动更新日期与时间。“标题幻灯片中不显示”选项也很有用，可在标题幻灯片中隐藏“页眉与页脚”的设定。

　　做会议记录

　　对于你的演讲，你也许希望有一份记录，包括观众的反应、一些细节等，以供你会后参考。做会议记录有两种办法，一是执行“工具”|“会议记录”，输入所需的文字；或者在幻灯片放映时，按鼠标右键，执行“会议记录簿”，输入所需的文字。

　　自动选取单词

　　选取某英文单词时常常无法将整个单词完整选取，可以执行“工具”|“选项”|“编辑”，勾选“自动单词选定”。

　　放映时指定跳到某张幻灯片

　　如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第6张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“定位”。